Короткое первое сообщение лучше длинного эмоционального текста. Достаточно написать, что произошло, на какой стадии всё находится, есть ли документы и какой срок сейчас самый критичный.
Такой формат помогает быстрее понять срочность и выбрать правильный канал связи: ответ письменно, созвон или очная встреча.